Unser Online Buchungssystem Version 2

Unser Online Buchungssystem ist ein Webservergestütztes System, mit dem man die Vorbereitung eines Elternsprechtags durchführen kann. Das System sowie die zugehörige Datenbank läuft auf unserem Webserver und stellt somit keinerlei besondere Anforderungen an die PCs der Eltern. Es ist damit möglich Gesprächstermine bei verschiedenen Lehrern von zuhause aus über das Internet zu buchen. Die Bedienung ist so einfach gestaltet, dass jeder Benutzer damit zurecht kommen kann. Es ist seit mehreren Jahren erfolgreich für verschiedene Schulen im Einsatz. Außerdem ist das System sehr flexibel angelegt und lässt sich den meisten Kundenwünschen anpassen.

Hier einige Informationen zum Ablauf eines solchen Sprechtags.

Spätestens 5 Werktage vor Beginn der Buchungsphase für die Termine benötigen wir vom Veranstalter des Sprechtags folgende Informationen:

1. Das gewünschte Zeitraster:

Dies wird am einfachsten mit einer Excel Tabelle vorgegeben die folgende Form hat:

Nummer Von Bis Manuell Pause
1 16:00 16:05    
2 16:05 16:10    
3 16:10 16:15    
4 16:15 16:20    
5 16:20 16:25 M  
6 16:25 16:30   P
7 16:30 16:35    
... ... ...    
... ... ...    
21 17:40 17:45 M  
22 17:45 17:50   P
23 17:50 17:55    
24 17:55 18:00    

Hier können sie eine Mustertabelle für ein Zeitraster herunterladen

Bitte beachten sie, dass die Tabelle keine besonderen Formatierungen und Leerzeilen enthalten darf. Die Tabelle wird maschinell in unser System eingelesen und dabei werden besondere Formatierungen nicht berücksichtigt.

Mit dieser Tabelle kann man den Ablauf des Sprechtags steuern. Die angegebenen Zeitintervalle entsprechen jeweils einem Gesprächstermin.

Die Anzahl der Gesprächstermine ist natürlich nicht beschränkt. Sie können beliebig viele Termine im Zeitraster angeben

Das Kennzeichen M verhindert die Buchbarkeit über das Internet. Die so gekennzeichneten Termine werden nicht im Netz angezeigt und stehen für handschriftliche Buchungen zur Verfügung. (Nach unseren Erfahrungen genügt pro halbe Stunde ein manuell buchbarer Termin.)

Die mit P gekennzeichneten Zeitintervalle sind als Pausen für die Lehrkräfte vorgesehen. Für diese Zeiträume wird im Ausdruck ein etwas dickerer Strich erzeugt.

2. Die Lehrerangaben

Diese Angaben müssen zwingend in einer Excel Tabelle vorliegen.

Die Tabelle muss folgendes Format besitzen:

Nr NZvor Vorname Name NZnach DBZ AnzeigeName Raum Passwort Von Bis Abwesend
1   Sebastian Bach   StD S. Bach, StD A001 123      
2 Prof. Amadeus Mozart   OStR A. Mozart, OStR B002 123 16:30    
3   Anton Bruckner   StR A. Bruckner, StR A002 123   17:00  
4   Franz Schubert   OStR F.Schubert, OStR A002a 123      
5 Dr. Franz Lehar   OStR Dr. F. Lehar, StR B003 123 16:15    
6   Georg Händel   StRef G. Händel, StRef C001 123     X
...                      

Hier können sie eine Mustertabelle für die Lehrer herunterladen

Bitte beachten sie, dass die Tabelle keine besonderen Formatierungen und Leerzeilen enthalten darf. Die Tabelle wird maschinell in unser System eingelesen und dabei werden besondere Formatierungen nicht berücksichtigt, sondern nur die in die Tabelle eingetragenen Rohdaten übernommen.

Die aufgeführten Spalten haben folgende Funktion:
Nr: Laufende Nummer in der Lehrerliste
NZvor: Namenszusatz, der vor dem Namen im Ausdruck angegeben wird, wie zum Beispiel Dr. oder Prof.
Vorname: selbsterklärend
Name: selbsterklärend
NZnach: Namenszusatz, der nach dem Namen im Ausdruck angegeben wird, wie zum Beispiel M.A.
AnzeigeName: Name, der genau so für den Lehrer auf der Webseite im Auswahlfeld angezeigt wird. Seit der Version 2 kann dieses Feld auch leer bleiben. Es wird dann automatisch der Anzeigename in der Form "J. Blau, StD" aus den Inhalten der Felder Vorname, Name und Dienstbezeichnung generiert.
Raum: Raumbezeichnung, in dem der Sprechtag für die Lehrkraft stattfinden soll.
Passwort: Ein Passwort, das den Zugang für die Lehrkraft ermöglicht, so dass bereits im Vorfeld des Sprechtags die Besucherliste eingesehen werden kann. Meist wird hier das Geburtsdatum der Lehrer verwendet. Es kann jedoch jeder beliebige Text als Passwort dienen.
Von: Uhrzeit, mit der der Lehrer seinen Sprechtag beginnt. Wird das Feld freigelassen wird das erste Zeitintervall im Zeitraster angenommen.
(Wichtig: Die Zeitangabe muss genau mit einer Startzeit in der Spalte "Von" des Zeitrasters übereinstimmen.
Bis: Uhrzeit, mit der der Lehrer seinen Sprechtag beendet. Wird das Feld freigelassen wird das letzte Zeitintervall im Zeitraster angenommen.
(Wichtig: Die Zeitangabe muss genau mit einer Endzeit in der Spalte "Bis" des Zeitrasters übereinstimmen.
Abwesend: Ein Schalter, der angibt, ob der Kollege abwesend ist.
 

3. Einige Steuerungsinformationen, nötig für den Webseitenaufbau:

Dies sind:
  1. Die offizielle Schulnummer
  2. Eine E-Mail-Adresse, an die die Beleglisten gesendet werden sollen.
  3. Der Zeitraum, in dem das Elternportal offen sein soll. (Bitte beachten: mindestens 2 Tage zwischen Portalschluss und Sprechtag)
  4. Der Zeitraum in dem das Lehrerportal offen sein soll.
  5. Eine einheitliche Überschrift der Webseiten für das Lehrerportal.
  6. Eine einheitliche Überschrift der Webseiten für das Elternportal.
  7. Eine einheitliche Hintergrundfarbe für die Webseiten des Lehrerportals. [optional]
  8. Eine einheitliche Hintergrundfarbe für die Webseiten des Elternportals. [optional]
  9. Eine Bilddatei ca. 360x160 px im Format jpg für ein Logo, das auf den Webseiten oben rechts eingeblendet wird. [optional]
  10. Die Angabe, ob sie den Ausdruck zweispaltig (Standard) oder einspaltig wünschen. [optional]
Zum Austesten haben wir eine Musterschule mit der Schulnummer 0000 eingerichtet.
Man erreicht das Elternportal unter: http://www.blausoftware.de/sprechtag/0000/start.php
und das zugehörige Lehrerportal unter http://www.blausoftware.de/sprechtag/0000/lehrer.php, wobei für jeden Musterlehrer das Passwort 123 ist.

Nach Übermittlung der Daten wird das Buchungssystem innerhalb der nächsten zwei Werktage eingerichtet. Sie erhalten nach der Einrichtung eine E-Mail, in der sie die Portaladressen für Eltern und Lehrer finden. Zusätzlich beinhaltet diese E-Mail eine Adresse für den Masterzugang und ein dazu gehörendes 10-stelliges Masterpasswort.
Mit diesem Masterzugang können sie bereits vor der Öffnung der Portale Verwaltungsaufgaben durchführen.
Für die Musterschule erreichen sie das Masterportal unter: http://www.blausoftware.de/sprechtag/0000/master.php Zur Authentifizierung verwenden sie das Passwort 123. In diesem Portal können weitere Lehrer als abwesend markiert werden oder entgegen der Vorplanung doch anwesende Lehrer wieder als anwesend eingetragen werden. Außerdem können über dieses Masterportal Einträge der Eltern im laufenden Buchungsbetrieb gelöscht oder verändert werden.
Ab der Version 2 können zusätzlich die zugeteilten Räume verändert werden und eine nachträgliche Anpassung der Anwesenheitszeit für die Kollegen ist möglich.
Bitte beachten sie, dass bei der Musterschule keine Änderungen durch das Masterportal gespeichert werden können. Es dient nur zur Demonstration des Leistungsumfangs unserer Software.
 
Nach Abschluss der Buchungsphase der Eltern erhalten sie automatisiert an die angegebene E-Mail-Adresse eine pdf Datei, die sie optimal mit einem DIN A3 Drucker, zur Not aber auch mit einem DIN A4 Drucker ausdrucken können. Hier finden sie ein Beispiel für einen zweispaltigen und einen einspaltigen Ausdruck.
 
Für diese Dienstleistung berechnen wir pro Sprechtag pauschal einen Betrag von: 60,69 €. ( 51,00 € + 9,69 € Mehrwertsteuer)

E-Mail: postmaster@blausoftware.de
Letzte Änderung: 17.01.2023

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